ROI immédiat et mesurable
Une assistante qui passe 2 h/jour à trier ses mails peut récupérer 60 à 90 minutes via un déploiement bien fait. Le gain se voit dès la deuxième semaine.
Cas d'usage · Secrétariat
Secrétariat augmenté par IA : libérez vos équipes administratives des tâches répétitives
Des agents IA et des assistants de productivité absorbent les tâches administratives qui plombent vos équipes — tri d'e-mails, réponses, comptes-rendus, rendez-vous, relances. Pas pour remplacer vos collaborateurs : pour leur rendre 1 à 2 heures par jour. Le cas d'usage IA n°1 pour démarrer en PME. En Île-de-France, dans l'Oise et partout en France via infogérance à distance — au sein de notre offre IA.
Résultat mesuré sur une journée
≈ 2h45
économisées par jour
30 %
d'une journée de travail
+1 jour
libéré par semaine
Pourquoi le secrétariat est le 1er candidat à l'IA.
Trois raisons structurelles font du secrétariat le meilleur point de départ d'un projet IA en PME : faire gagner du temps sans complexité.
Outils matures
Les assistants de productivité et les agents IA connectés à votre CRM/ERP sont devenus fiables et stables pour ce besoin — pas de pari technologique.
Risque faible
Toutes les actions passent par une validation humaine avant envoi externe. L'agent prépare ; un collaborateur valide. Pas d'envoi automatique sur les sujets sensibles.
Une journée avec un agent IA secrétariat.
Concrètement, à quoi ressemble la journée d'une assistante de direction bien équipée. Gains mesurés chez nos clients, pas estimés.
- 8h30
Tri des e-mails
+30 min80 e-mails déjà triés par priorité, catégorie et action requise. L'assistante passe directement aux 15 priorités hautes.
- 9h00
Rédaction de réponses
+45 minPour 25 demandes standard, des projets de réponses pré-rédigés à partir de modèles internes. L'assistante personnalise, valide, envoie.
- 10h30
Prise de rendez-vous
+20 minNégociation des créneaux dans l'agenda Outlook : propositions, échanges, confirmations, invitations — validées avant envoi.
- 11h30
Compte rendu COMEX
+30 minCompte rendu structuré généré depuis la transcription Teams (décisions, actions, responsables, échéances). Relecture, 3 ajustements, envoi.
- 14h00
Suivi de dossiers
+20 minTableau de bord des dossiers (devis non signés, factures en retard, pièces manquantes) avec relances pré-calibrées, validées en bloc.
- 15h30
Préparation de documents
+40 minFiche client synthétique (CRM + GED) et projet de proposition commerciale pré-assemblés. L'assistante personnalise et transmet.
Total ≈ 2h45 sur la journée, soit l'équivalent de 30 % d'une journée de travail — plus d'une journée libérée par semaine et par collaborateur administratif.
Les 6 cas d'usage standards.
Les briques que nous activons selon vos priorités — du tri d'e-mails à la préparation de documents.
Tri intelligent des e-mails
Classement automatique par priorité, catégorie (clients, fournisseurs, juridique, RH) et action requise. Une classification fine qui correspond à votre métier — pas un simple filtre spam.
Assistant de productivité, Power Automate, agents IA
Rédaction de réponses standards
Pour les demandes récurrentes (devis, conditions, suivi de commande), un projet de réponse basé sur vos modèles internes et le contexte du destinataire (historique CRM). Le collaborateur personnalise et valide.
Assistant de productivité, agents IA connectés au CRM
Comptes-rendus de réunions
Génération automatique du compte rendu structuré depuis la transcription Teams : participants, points, décisions, actions, responsables, échéances. Édition collaborative pour ajuster.
Assistant de productivité (Teams, Word)
Prise de rendez-vous & agenda
Négociation des créneaux par mail avec les interlocuteurs externes, propositions, confirmations, invitations Outlook — sous supervision humaine systématique pour les enjeux sensibles.
Agents IA dédiés, Power Automate
Relances & suivi de dossiers
Surveillance des dossiers en cours (devis non signés, factures en retard, pièces manquantes) avec des relances calibrées au stade et au contexte de chaque dossier.
Agents IA connectés au CRM/ERP
Préparation de documents
Fiches clients à partir de l'historique CRM + GED, projets de propositions commerciales basés sur vos modèles, dossiers de réunion regroupant les éléments pertinents.
Assistant de productivité, agents IA documentaires
Outils et stack technique.
Du socle bureautique aux agents IA dédiés — nous assemblons la solution la plus simple qui répond à votre besoin.
Assistants de productivité — le socle
Pour les organisations équipées Microsoft 365, les assistants de productivité couvrent 60 à 80 % des cas d'usage secrétariat de base (rédaction Outlook, synthèses Teams, génération Word) — avec un déploiement propre et une gouvernance documentaire en amont.
Agents IA dédiés — pour aller plus loin
Pour les cas spécifiques nécessitant une intégration profonde au CRM/ERP, des règles métier complexes ou un workflow personnalisé, nous développons des agents IA dédiés.
Agents IA pour entreprisePower Automate — l'orchestration
Pour les workflows multi-étapes simples (mail reçu → extraction → mise à jour CRM → notification), Power Automate suffit souvent sans développement custom.
Modèles d'IA
Azure OpenAI (GPT-4o) pour la majorité des usages, Mistral AI pour les organisations à exigence de souveraineté. Le choix dépend de votre contexte.
Notre méthodologie IA
Un déploiement à risque faible, ROI rapide.
Cohérent avec notre méthode IA générale, adaptée à un cas d'usage à risque faible et retour rapide.
01
1 semaine Cadrage
Identification des processus administratifs prioritaires, mesure du temps actuel, sélection du collaborateur ou de l'équipe pilote.
02
4 semaines Pilote
Déploiement de 3 à 4 cas d'usage sur 1 ou 2 assistantes, accompagnement quotidien, mesure du gain de temps réel, ajustements.
03
4 à 8 sem. Déploiement
Extension aux autres équipes administratives, formation, bibliothèque interne de prompts et modèles, supervision continue.
04
En continu Run
Supervision, mise à jour des modèles, enrichissement des cas d'usage, mesure continue du ROI.
ROI mesuré
1 à 2 h par jour, par collaborateur administratif équipé
ROI mesuré
5 à 10 h par semaine, par poste
ROI mesuré
20 à 40 % d'une charge de travail redéployable vers des tâches à plus forte valeur
ROI typiquement atteint en 3 à 6 mois. Nous mesurons les gains via des questionnaires structurés à T0, 1 mois, 3 mois et 6 mois — pas par auto-déclaration.
Des données sensibles, sous contrôle.
Le secrétariat traite des données RH, clients et financières. Trois principes structurants.
Validation humaine systématique
Avant tout envoi externe ou action sur un dossier sensible. L'agent prépare, un collaborateur valide.
Gouvernance documentaire
Sensitivity labels, DLP et restriction des partages externes appliqués à toutes les sources documentaires utilisées.
Traçabilité complète
Qui a validé quelle réponse, à quel moment, sur quel dossier — pour l'audit a posteriori et la conformité AI Act.
Pour quelles PME ?
En priorité les PME et TPE (10 à 250 collaborateurs) avec une charge administrative significative.
- Cabinets de conseil et professions juridiques
- Experts-comptables
- Cabinets médicaux et professions de santé
- Distributeurs et commerces
- Associations et structures légères
- Établissements scolaires (administration OGEC)
Questions fréquentes — secrétariat augmenté.
Non. L'objectif est de lui rendre du temps sur les tâches répétitives pour qu'elle se concentre sur les sujets à plus forte valeur (relation client, coordination, support direction). Tous nos déploiements ont renforcé le rôle des assistantes, pas l'inverse.
2 à 4 semaines après le démarrage du pilote. Le gain de temps est mesurable dès la fin du premier mois sur les cas d'usage activés.
Pour les communications internes simples et certaines réponses standardisées sans enjeu, oui (avec votre validation préalable des modèles). Pour les communications externes, nous gardons systématiquement une validation humaine — l'agent prépare, votre collaborateur valide et envoie.
Oui, à condition d'un déploiement préparé avec une gouvernance documentaire (sensitivity labels, DLP) en amont. C'est notre méthode standard : durcissement et configuration avant le déploiement IA. Voir cybersécurité managée.
Variable selon le périmètre. Les licences d'assistant de productivité sont facturées directement par l'éditeur ; le déploiement, le paramétrage des agents IA et la formation sont au forfait Axalys après devis. ROI typique entre 3 et 6 mois. Voir tarifs et devis.
Oui — c'est la méthode que nous recommandons. Pilote sur 1 ou 2 assistantes sur 3 à 4 cas d'usage maîtrisés, puis extension aux autres équipes une fois le bénéfice prouvé.
Oui, mais les options diffèrent. Au lieu des assistants Microsoft 365, nous travaillons avec Gemini for Workspace ou des agents IA externes connectés à Gmail et Google Drive. Voir agents IA pour entreprise.
Oui. Le secrétariat scolaire (administration OGEC, gestion parents-élèves, communication) est un terrain pertinent. Conformité ANSSI éducation et RGPD scolaire intégrée. Voir IA pour l'éducation.
Démarrer concrètement
Rendez 1 à 2 heures par jour à vos équipes.
Audit IA gratuit de 30 min : nous identifions les processus administratifs prioritaires à automatiser dans votre PME, avec le gain de temps estimé. Rapport sous 5 jours.